Conditions générales de mandat

(10/2023)

1.Champ d’application

  1. Les présentes conditions générales de mandat s’appliquent à tous les services fournis par le cabinet d’avocats Lahann, Pikolleck & Partner, Rechtsanwälte, Steuerberater PartG, Beethovenstraße 13, 66111 Saarbrücken, Allemagne, en particulier à la prestation de services juridiques, aux litiges et à la fourniture d’avis d’experts et/ou d’informations juridiques.
  2. Le champ d’application s’étend également à toutes les relations juridiques futures avec le client, dans la mesure où ce dernier est un entrepreneur.
  3. Toute dérogation aux termes et conditions du mandat nécessite notre confirmation expresse pour être effective. Les conditions divergentes, contradictoires ou complémentaires ne font pas partie du contrat, même si nous en avons connaissance, sauf si nous acceptons expressément leur validité.

2. Objet des conseils juridiques et fiscaux

Les conseils juridiques et fiscaux se réfèrent exclusivement au droit de la République fédérale d’Allemagne.

3. Traitement des mandats, correspondance par e-mail, information orale ; résultat de travail faisant autorité

  1. Nous traitons le mandat sur la base des réglementations professionnelles pertinentes. Les règles professionnelles sont normalisées dans la loi fédérale sur les avocats (BRAO), le code professionnel des avocats (BORA), la loi sur les honoraires des avocats (RVG). Ces règles professionnelles peuvent être consultées sur la page d’accueil de l’Association fédérale des avocats à l’adresse www.brak.de, sous les mots clés Berufsrecht/Berufsregeln. Les règles professionnelles applicables aux conseillers fiscaux sont énoncées dans la loi sur le conseil fiscal (StBerG), le règlement d’application de la loi sur le conseil fiscal (DVStB), le règlement professionnel (BOStB) et le règlement relatif à la rémunération des conseillers fiscaux (StBVV). Ces règlements peuvent être consultés sur le site web de la Chambre fédérale des conseillers fiscaux à l’adresse suivante : www.bstbk.de.
  2. Afin d’accélérer le traitement de votre commande, nous échangerons, si vous nous communiquez votre adresse électronique, des informations et des documents avec vous (et, le cas échéant, avec des tiers) par voie électronique sans procédure de cryptage distincte. Si vous nous fournissez une adresse électronique, vous acceptez de manière révocable et à tout moment que nous puissions vous envoyer des informations relatives au mandat par courrier électronique sans aucune restriction. Si vous ne souhaitez pas recevoir de données non cryptées par courrier électronique, veuillez nous le faire savoir. À cet égard, vous garantissez que vous seul ou les personnes autorisées par vous avez accès à la boîte aux lettres électronique et que vous vérifiez régulièrement le courrier entrant. Vous êtes tenu de nous informer de toute restriction, par exemple si la boîte aux lettres n’est vérifiée qu’irrégulièrement pour le courrier entrant ou si les e-mails ne sont souhaités qu’après notification préalable. Vous êtes conscient que seule une confidentialité limitée est garantie pour les e-mails non cryptés. Si vous disposez des conditions techniques préalables à l’utilisation des procédures de signature et de cryptage et souhaitez les utiliser, veuillez nous en informer.
  3. Nous soulignons que les e-mails peuvent être déplacés vers le dossier spam même s’ils proviennent d’expéditeurs légitimes. Vous vérifierez donc aussi régulièrement ce dossier pour les arrivées et adapterez les paramètres de votre programme de courrier électronique
  4. Dans la mesure permise par la loi, et sauf en cas d’intention ou de négligence grave, nous ne serons pas responsables des pertes ou des dommages subis par vous ou par un tiers à la suite d’une telle transmission. Si vous le souhaitez, les données confidentielles peuvent être échangées via un service en nuage crypté. Si vous le souhaitez, faites-le nous savoir.
  5. Les informations données verbalement ne font foi que si nous les confirmons par écrit.
  6. Seul le document désigné par nous comme la version finale du résultat de nos travaux (rapports, expertises, etc.) fait foi pour l’exécution de notre obligation dans le cadre d’une commande.

4. Participation d’autres cabinets d’avocats et de traducteurs externes

  1. Dans la mesure où cela est nécessaire à l’accomplissement de notre mandat, nous engagerons d’autres cabinets d’avocats et/ou conseillers fiscaux pour votre compte et après vous en avoir informé au préalable – ou dans le cas de demandes de moindre importance par voie de sous-traitance. En ce qui concerne l’échange d’informations sur un mandat qui nous est confié, vous nous libérez, ainsi que les autres cabinets, de leurs obligations respectives de confidentialité.
  2. Nous effectuons les traductions avec nos propres traducteurs ou, avec votre accord, nous faisons appel à des traducteurs externes en votre nom ou en tant que sous-traitants. Vous nous libérez, ainsi que les traducteurs externes, de leurs obligations respectives en matière de confidentialité.

5. Devoirs de coopération/ Devoirs du client

  1. Même sans demande expresse, vous devez nous fournir en temps utile tous les documents nécessaires à l’exécution d’un ordre et nous informer sincèrement de tous les processus et circonstances qui peuvent être importants pour l’exécution d’un ordre.
  2. Pendant la durée du mandat, vous ne contacterez les tribunaux, les autorités, la partie adverse ou d’autres parties qu’en concertation avec nous.
  3. Vous nous informez de tout changement d’adresse, de numéro de téléphone et de fax, d’adresse électronique, etc. ou si vous n’êtes pas joignable pendant une période prolongée pour cause de vacances ou pour d’autres raisons.
  4. Vous vérifierez soigneusement les lettres, projets et plaidoiries que nous vous soumettons afin de vous assurer que les informations factuelles qu’ils contiennent sont véridiques et complètes.
  5. Dans la mesure où vous nous chargez également de la correspondance avec l’assurance protection juridique, nous sommes expressément déliés de l’obligation de confidentialité concernant l’assurance protection juridique. Vous avez été informé que l’obtention de la confirmation de couverture de la compagnie d’assurance de protection juridique et la correspondance menée à ce sujet constituent une affaire distincte au sens du § 17 RVG, qui doit être rémunérée séparément. Les frais sont basés sur la valeur de l’affaire et ne sont pas couverts par l’assurance protection juridique.
  6. Vous êtes tenu de verser une avance appropriée à notre demande et la rémunération complète des avocats après l’exécution du mandat. Cette disposition s’applique également s’il existe des demandes de remboursement de frais auprès de l’assurance protection juridique, de la partie adverse ou de tiers.

6. Le partage des résultats de notre travail

  1. Nos services de conseil sont fournis uniquement dans le cadre de notre relation contractuelle avec vous. Par conséquent, nos avis d’experts et autres déclarations professionnelles – même en cas de transmission électronique – ne peuvent être transmis à des tiers sans notre consentement écrit. La divulgation à vos employés et aux employés des sociétés affiliées au client au sens des articles 15 et suivants de la loi allemande sur les sociétés par actions (AktG) est autorisée dans la mesure où ils doivent en être informés afin de remplir l’objet d’une commande. La divulgation à des tiers est également autorisée, à condition que le tiers concerné ait signé et nous ait remis une déclaration de décharge de responsabilité valide et contraignante ou un accord de divulgation jugé approprié par nous avant la divulgation. Nous pouvons prévoir dans un accord de transfert que toute réclamation faite à notre encontre par des tiers bénéficiaires à la suite d’un tel transfert sera incluse dans la somme maximale de responsabilité convenue avec vous.
  2. Vous pouvez également transmettre nos avis et déclarations d’experts à vos autres conseillers, dans la mesure où ils sont professionnellement tenus à la confidentialité. La divulgation peut également avoir lieu si vous êtes obligé de le faire en vertu d’une ordonnance judiciaire ou officielle, sans appel ou immédiatement exécutoire. Dans la mesure où la loi le permet, nous devons être informés par écrit de ces divulgations sans délai, si possible à l’avance.
  3. Vous ne modifierez pas les résultats des travaux envoyés par voie électronique sans notre consentement écrit.

7. La protection des données

  1. Nous, Lahann, Pikolleck & Partner, Rechtsanwälte, Steuerberater PartG, Beethovenstraße 13, 66111 Saarbrücken sommes responsable du traitement des données personnelles que nous collectons. Le responsable du traitement est M. Pikolleck, avocat, pikolleck@taxandlegal.digital.
  2. Lorsque vous nous mandatez, nous recueillons les informations suivantes :
    1. Salutation, prénom, nom de famille,
    2. une adresse e-mail valide,
    3. Adresse,
    4. Numéro de téléphone (fixe et/ou mobile)
    5. Informations nécessaires pour faire valoir et défendre vos droits en vertu du mandat
  3. La collection de ces données a lieu,
    1. pour vérifier la présentation d’un conflit d’intérêts et pour déterminer les bénéficiaires effectifs, dans la mesure où nous sommes tenus de le faire en vertu de la réglementation sur la prévention du blanchiment d’argent,
    2. pour pouvoir vous identifier comme notre client ;
    3. pour être en mesure de vous fournir des conseils et une représentation juridiques appropriés ;
    4. pour correspondre avec vous ;
    5. d’émettre des factures ;
    6. pour régler toute réclamation existante en matière de responsabilité et pour faire valoir toute réclamation à votre encontre ;
  4. Le traitement des données est effectué à votre demande et est nécessaire conformément à l’art. 6 al. 1 phrase 1 lit. b du RGPD aux fins susmentionnées pour le traitement approprié du mandat et pour l’exécution mutuelle des obligations découlant du contrat de mandat.
  5. Les données à caractère personnel que nous avons collectées pour le mandat seront conservées jusqu’à l’expiration de l’obligation légale de conservation des avocats (6 ans après la fin de l’année civile au cours de laquelle le mandat a pris fin) et supprimées ensuite, à moins que nous ne soyons obligés de conserver les données pendant une période plus longue en vertu de l’art. 6 al. 1 phrase 1 lit. c RGPD, nous sommes tenus de conserver les données pendant une période plus longue en raison du droit fiscal et commercial ou d’autres dispositions légales relatives aux obligations de conservation et de documentation, ou vous avez consenti à une conservation au-delà de cette période conformément à l’article 6, al. 1, phrase 1 lit. a RGPD.
  6. Vos données personnelles ne seront pas transférées à des tiers à des fins autres que celles énumérées ci-dessous.
  7. Dans la mesure où cela est nécessaire conformément à l’article 6, al. 1, phrase 1, lit b, RGPD pour le traitement des relations clients avec vous, vos données personnelles seront transmises à des tiers. Cela inclut notamment la divulgation aux parties adverses et à leurs représentants (en particulier leurs avocats) ainsi qu’aux tribunaux et autres autorités publiques aux fins de correspondance et pour faire valoir et défendre vos droits. Les données transmises ne peuvent être utilisées par le tiers qu’aux fins indiquées.
  8. Le privilège avocat-client n’est pas affecté. En ce qui concerne les données soumises au privilège avocat-client, elles ne seront transmises à des tiers qu’après consultation avec vous.

Traitement des données pour les vidéoconférences Zoom :

Nous utilisons l’outil « Zoom » pour organiser des vidéoconférences, des conférences téléphoniques, des réunions en ligne et/ou des séminaires en ligne (ci-après : « vidéoconférences »). « Zoom » est un service de Zoom Video Communications, Inc. basé aux États-Unis. Lors de l’utilisation de « Zoom », les types de données suivants sont traités. La portée du traitement des données dépend, entre autres, des données personnelles que vous fournissez avant ou pendant la participation à une vidéoconférence.

Les données personnelles suivantes font l’objet d’un traitement :

Données relatives à l’utilisateur : prénom, nom, téléphone (facultatif), adresse électronique, mot de passe (si la fonction « single sign-on » n’est pas utilisée), photo de profil (facultative), département (facultatif).

Métadonnées de la conférence : Sujet, description (facultatif), adresses IP des participants, informations sur le dispositif/matériel.

Pour les enregistrements (facultatif) : fichier MP4 de tous les enregistrements vidéo, audio et de présentation, fichier M4A de tous les enregistrements audio, fichier texte du chat de la réunion en ligne.

Pour les appels téléphoniques : Informations sur le numéro de téléphone entrant et sortant, le nom du pays, l’heure de début et de fin. Si nécessaire, d’autres données de connexion telles que l’adresse IP de l’appareil peuvent être enregistrées.

Données textuelles, audio et vidéo : vous pouvez avoir la possibilité d’utiliser les fonctions de chat, de question ou d’enquête lors d’une vidéoconférence. À cet égard, les entrées de texte que vous effectuez sont traitées afin de les afficher dans la vidéoconférence et, si nécessaire, de les enregistrer. Afin de permettre l’affichage de la vidéo et la lecture de l’audio, les données provenant du microphone de votre appareil terminal ainsi que de toute caméra vidéo de l’appareil terminal sont traitées en conséquence pendant la réunion. Vous pouvez vous-même éteindre ou couper la caméra ou le microphone à tout moment via les applications « Zoom ».

Pour participer à une « réunion en ligne » ou entrer dans la « salle de réunion », vous devez au moins indiquer votre nom.

Portée du traitement :

Si nous voulons enregistrer des vidéoconférences, nous vous en informerons à l’avance de manière transparente et – si nécessaire – nous vous demanderons votre consentement. Le fait de l’enregistrement vous sera également affiché dans l’application « Zoom ». Si cela est nécessaire pour enregistrer les résultats d’une réunion en ligne, nous enregistrerons le contenu de la discussion. Toutefois, ce ne sera généralement pas le cas. Dans le cas des séminaires en ligne, nous pouvons également traiter les questions posées par les participants au séminaire à des fins d’enregistrement et de suivi des séminaires en ligne. Si vous êtes enregistré en tant qu’utilisateur de « Zoom », les rapports sur les vidéoconférences (métadonnées, données d’appel téléphonique, questions et réponses dans les webinaires, fonction d’enquête dans les webinaires) peuvent être stockés par « Zoom » pendant un mois au maximum. La prise de décision automatisée au sens de l’art. 22 RGPD n’est pas utilisée.

« Zoom » est un service fourni par un prestataire des États-Unis. Le traitement des données à caractère personnel a donc également lieu dans un pays tiers (États-Unis). Nous avons conclu un accord de traitement des commandes avec Zoom Video Communications, Inc. qui répond aux exigences de l’article 28 RGPD.

Un niveau approprié de protection des données est garanti, d’une part, par la certification « Privacy Shield » de Zoom Video Communications, Inc. et, d’autre part, par la conclusion des clauses contractuelles types de l’UE.

Base légale :

La base légale du traitement des données lors de la réalisation de vidéoconférences est l’art. 6 al. 1 lit. b) RGPD, dans la mesure où les réunions sont réalisées dans le cadre de relations contractuelles. S’il n’y a pas de relation contractuelle, la base juridique est l’art. 6 al. 1 lit. f) RGPD. Ici aussi, nous nous intéressons à la mise en œuvre efficace des vidéoconférences.

  1. Vos droits :

Vous avez le droit :

    1. retirer votre consentement à tout moment, conformément à l’article 7, al. 3 RGPD. Cela a pour conséquence que nous ne pourrons plus poursuivre le traitement des données basé sur ce consentement à l’avenir ;
    2. demander des informations sur vos données personnelles traitées par nous conformément à l’article 15 RGPD. Vous pouvez notamment demander des informations sur les finalités du traitement, la catégorie de données personnelles, les catégories de destinataires auxquels vos données ont été ou seront divulguées, la durée de conservation prévue, l’existence d’un droit de rectification, d’effacement, de limitation du traitement ou d’opposition, l’existence d’un droit de réclamation, l’origine de vos données si elles n’ont pas été collectées par nous, ainsi que l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage, et, le cas échéant, des informations significatives sur ses détails ;
    3. conformément à l’art. 16 RGPD, exiger immédiatement la correction de données personnelles inexactes ou incomplètes stockées par nos soins ;
    4. conformément à l’art. 17 RGPD, demander l’effacement de vos données personnelles stockées par nous, à moins que le traitement ne soit nécessaire pour l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information, pour le respect d’une obligation légale, pour des raisons d’intérêt public ou pour l’affirmation, l’exercice ou la défense de revendications légales ;
    5. de demander la limitation du traitement de vos données personnelles conformément à l’art. 18 RGPD, dans la mesure où l’exactitude des données est contestée par vous, où le traitement est illégal, mais où vous vous opposez à son effacement et où nous n’avons plus besoin des données, mais où vous en avez besoin pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice ou que vous vous êtes opposé au traitement conformément à l’art. 21 RGPD ;
    6. conformément à l’article 20 RGPD, de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, commun et lisible par machine ou de demander leur transfert à un autre responsable du traitement ; et
    7. déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance conformément à l’article 77 RGPD. En règle générale, vous pouvez contacter l’autorité de surveillance de votre lieu de résidence ou de travail habituel ou de notre siège social.

Si vos données personnelles sont traitées sur la base d’intérêts légitimes conformément à l’art. 6 al. phrase 1 lit. f RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles conformément à l’art. 21 RGPD, à condition qu’il existe des raisons de le faire qui découlent de votre situation particulière.

Si vous souhaitez exercer votre droit d’opposition, il vous suffit d’envoyer un e-mail à pikolleck@taxandlegal.digital

8. Rémunération

  1. La rémunération due pour une mission résulte de l’accord de rémunération.
  2. Dans le cas d’accords de rémunération basés sur le temps passé, le temps de déplacement est également rémunéré, en choisissant le mode de déplacement le plus favorable en termes de temps. Dans la mesure du possible, le temps de déplacement est utilisé pour traiter le mandat spécifique ou d’autres questions. Si plusieurs rendez-vous peuvent être regroupés en un seul voyage, le temps passé et les frais de voyage sont réglés au prorata.
  3. Toute estimation de notre rémunération probable représente notre meilleure évaluation préliminaire possible du travail susceptible d’être impliqué dans le traitement d’un mandat ou d’une partie de celui-ci, sur la base des informations dont nous avons connaissance au moment considéré. Une telle estimation n’est pas destinée à constituer un montant maximal de notre rémunération ou un prix fixe.
  4. La convention d’honoraires forfaitaires se fonde sur les circonstances reconnaissables pour nous. Si, par la suite, nous avons connaissance de circonstances nouvelles ou modifiées ou de circonstances inconnues de nous, sans qu’il y ait faute de notre part, qui ont une influence significative sur le calcul de l’honoraire forfaitaire, nous vous en informerons sans délai. Nous aurons alors droit à un ajustement approprié de la rémunération forfaitaire. En cas de résiliation prématurée d’une commande pour laquelle une rémunération forfaitaire a été convenue, cette rémunération est due au prorata de l’état d’avancement du traitement au moment de la résiliation.
  5. Dans le cas d’une seule et même relation contractuelle, plusieurs clients sont solidairement responsables envers nous du paiement de la rémunération conformément à l’accord de rémunération.
  6. La rémunération et les frais prévus par le contrat de rémunération sont facturés mensuellement, sauf accord contraire. Nous avons le droit de demander une avance appropriée sur les frais.
  7. Dans le cadre d’une procédure judiciaire et si une demande d’indemnisation est due à l’encontre de tiers, notre rémunération sera calculée de la même manière que celle indiquée dans l’accord de rémunération, mais au moins à hauteur de l’honoraire légal selon la loi sur les honoraires des avocats (RVG). Dans le cas où les frais sont remboursés par la partie adverse, une partie à la procédure ou le trésor public, il ne sera en principe pas remboursé de frais plus élevés que les frais légaux. Cependant, en vertu du § 12a (1) phrase 2 de la loi sur les tribunaux du travail (ArbGG), la partie gagnante n’a pas droit au remboursement des frais dans les litiges devant les tribunaux du travail en première instance.
  8. Si aucun accord de rémunération n’a été conclu ou tant que nos offres de conclure un accord de rémunération n’ont pas été acceptées, nos avocats et conseillers fiscaux calculent la rémunération exclusivement sur la base de la valeur de l’affaire conformément aux dispositions légales. Nous avons le droit de calculer notre rémunération conformément au RVG ou au StBVV si l’accord de rémunération n’est pas valable ou est contesté et que la rémunération conformément au RVG ou au StBVV est susceptible d’être plus élevée que l’honoraire résultant de l’accord de rémunération.
  9. Tous les honoraires et frais sont soumis à la taxe sur la valeur ajoutée légale applicable, le cas échéant.
  10. Toutes les factures sont émises en euros et sont payables immédiatement après réception, sans déduction. Les rentrées d’argent sont utilisées pour rembourser la créance la plus ancienne dans chaque cas.
  11. La compensation et l’exercice d’un droit de rétention contre nos créances découlant de l’accord de rémunération sont exclus, à moins que la compensation ou le droit de rétention ne se rapporte à une créance incontestée ou légalement établie. Afin de garantir nos droits à paiement dans le cadre du contrat de rémunération, vous nous cédez par la présente toutes les prétentions à indemnisation des rémunérations et des frais auxquelles vous avez actuellement droit ou aurez droit à l’avenir à l’encontre de tiers dans le cadre des relations contractuelles couvertes par le contrat de rémunération.

9. Résiliation

Le présent contrat de mandat peut être résilié par l’une ou l’autre des parties sans préavis et sans motif, avec effet immédiat, par notification à l’autre partie. Cependant, nous ne mettrons jamais un terme à une mission à un moment inopportun.

10. Forme

Toute modification ou annulation du contrat de mandat et de rémunération, y compris la présente clause, doit être faite sous forme de texte pour être effective.

11. Droit applicable et lieu de juridiction

  1. Le droit de la République fédérale d’Allemagne est applicable.
  2. Avant de recourir aux tribunaux, les parties doivent rechercher un règlement à l’amiable de tout différend qui pourrait exister entre elles. À cette fin, un délai de 60 jours est prévu à partir du moment où une partie notifie pour la première fois à l’autre, sous forme de texte et en précisant suffisamment la cause de l’action, son intention de faire valoir ses droits à son encontre.
  3. Si vous êtes un commerçant, une personne morale de droit public ou un fonds spécial de droit public ou si vous n’avez pas de juridiction générale en Allemagne, le lieu de juridiction pour tous les litiges découlant d’une commande passée chez nous ou en rapport avec celle-ci sera Sarrebruck. Toutefois, nous sommes également en droit, à notre discrétion, de faire appel à toute autre juridiction compétente.

12. Informations selon la loi sur le règlement des différends en matière de consommateurs (Verbraucherstreitbeilegungsgesetz VSBG) et règlement ODR

Conformément au § 36 VSBG, le client a été informé que le conseil d’arbitrage de la profession d’avocat, Neue Grünstraße 17, 10179 Berlin, www.s-d-r.org, est compétent pour les litiges découlant de la relation client-avocat. Les avocats Lahann, Pikolleck & Partner, Rechtsanwälte, Steuerberater PartG, sont en principe disposés à participer aux procédures de règlement des litiges auprès de la commission d’arbitrage du barreau. Dans le cas des contrats de service conclus en ligne, il existe une possibilité de règlement des litiges sur la plateforme de règlement en ligne des litiges (plateforme OS) de l’UE.

13. Informations conformément à la StBerG (loi sur le conseil fiscal)

En cas de litige entre un conseiller fiscal et un client, il est possible de recourir à une médiation extrajudiciaire auprès de la chambre régionale des conseillers fiscaux (Chambre des conseillers fiscaux de la Sarre, Am Kieselhumes 15, 66123 Saarbrücken (§ 76, alinéa 2, numéro 3 StBerG)).

Depuis des décennies, les chambres de conseillers fiscaux mènent avec succès des procédures de médiation entre conseillers fiscaux et clients. Les conseillers fiscaux de Lahann, Pikolleck & Partner, Rechtsanwälte, Steuerberater PartG, sont en principe prêts à participer à des procédures de règlement des litiges auprès de la commission d’arbitrage de la chambre régionale des conseillers fiscaux. Dans le cas de contrats de services conclus en ligne, il existe une possibilité de résolution des litiges sur la plateforme de résolution des litiges en ligne (plateforme OS) de l’UE.

14. Dispositions finales

L’invalidité juridique d’une disposition n’affecte pas la validité juridique des autres parties du contrat. Les parties contractantes s’engagent à remplacer une disposition invalide par une disposition valide qui s’en rapproche le plus du point de vue du résultat économique et qui correspond le mieux au but du contrat.